QUY TRÌNH DỊCH VỤ VỆ SINH VINAPT

QUY TRÌNH DỊCH VỤ VỆ SINH VINAPT

Diễn giải:

Bước 1: Ký lệnh thi công

• KD căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng viết lệnh thi công (BM-KD-10), trình BGĐ xét duyệt với nội dung sau:
  • Thông tin khách hàng.
  • Tính chất công trình.
  • Thời gian thực hiện, số lượng nhân viên, giám sát tại công trình.
  • Số lượng định mức công.

• Chi tiết công việc: Đính kèm chi tiết công việc và các tài liệu có liên quan đến công trình.

• Định mức máy móc, dụng cụ và hóa chất của công trình.
• Những điều cần lưu ý tại công trình.

Bước 2: Phương án thi công

• Phòng dịch vụ: Căn cứ vào lệnh thi công phòng DV lập phương án thi công trình (BM-DV-01) BGĐ duyệt như sau:

• Số lượng định mức vật tư hóa chất tiêu hao.
• Phân công chỉ huy trưởng hay giám sát công trình: chỉ huy trưởng công trình chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ tại công trình.
• Lập đề nghị cung cấp máy móc, định mức công cụ và dụng cụ thi công cho phòng KD cấp phát.
• Kế hoạch vận chuyển máy móc và dụng cụ vào thi công công trình.

Bước 3: Ký duyệt

• Nếu thông qua phương án thi công thì BGĐ sẽ ký duyệt và chuyển cho các bộ phân liên quan.
• Nếu phương án thi công không được BGĐ thông qua thì Phòng DV sẽ lập một phương án thi công khác khả thi hơn và trình cho BGĐ ký duyệt.

Bước 4: Tổ chức thực hiện

Sau khi nhận được phương án thi công các bộ phận có liên quan tham gia tổ chức thi công:

• Phòng dịch vụ:
  • Phân công giám sát tại công trình.
  • Liên hệ với khách hàng.
  • Vận chuyển máy móc thiết bị, vật tư đến công trình.
  • Danh sách nhân viên (Lý lịch trích ngang nhân viên) thi công công trình.
  • Lên kế hoạch thực hiện đào tạo nhân viên trước khi vào công trình.

• Phòng kinh doanh:
  • Thực hiện việc cấp phát vật tư theo phiếu yêu cầu của phòng dịch vụ.
  • Theo dõi việc thanh toán tại công trình.

• Phòng nhân sự:
  • Tuyển dụng đủ số lượng giám sát, tổ trưởng và nhân viên cho công trình.
  • Phối hợp cùng phòng Dịch Vụ lên kế hoạch đào tạo nhân viên trước khi vào công trình.
  • Theo dõi định mức công.
• Phòng kế toán:

• Chuẩn bị tài chính.
• Giải quyết thủ tục: tạm ứng, thanh toán cho công trình.

Bước 5: Triển khai thi công

• Giám sát cần chuẩn bị đầy đủ những biên bản, giấy tờ sau:

• Phiếu hiện diện Daily (BM-NS-02).
• Bảng tổng hợp nhân viên (BM-NS-04).
  • Phòng dịch vụ phổ biến nội quy, quy định tại công trình cho công nhân.
  • Hướng dẫn đào tạo nhân viên tại công trình:

• Huấn luyện và nhắc nhở thường xuyên nhân viên về tác phong và thái độ khi phục vụ khách hàng.
• Luôn nhắc nhở nhân viên niềm nở tươi cười khi làm việc với khách hàng.
• Hướng dẫn và huấn luyện nhân viên thành thạo các thao tác và quy trình làm việc cũng như sử dụng các vật tư và hóa chất tại công trình sao cho chuyên nghiệp, hiệu quả, an toàn và tiết kiệm nhất.

• Triển khai kế hoạch thực hiện công việc hàng ngày, tuần, tháng và định kỳ tại công trình theo kế hoạch đã đề ra cho từng nhân viên tại công trình.
  • Nhiệm vụ của giám sát:
    • Giám sát tại công trình có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc theo đúng tiến độ, duy trì kỷ cương lao động theo nội quy đã ban hành.
    • Chịu trách nhiệm bảo quản máy móc thiết bị, vật tư tại công trình.
    • Kịp thời báo cáo cho trưởng phòng Dịch vụ nếu có vấn đề phát sinh ngoài tầm giải quyết tại công trình.

Bước 6: Đánh giá công việc

• Các phòng ban có liên quan thường xuyên trao đổi thông tin với giám sát để kịp thời giải quyết các khó khăn tại công trình.
• Giám sát tại công trình liên tục theo dõi và đánh giá công việc.
• Tăng cường công tác kiểm tra giám sát các công việc của nhân viên để kịp thời chấn chỉnh và báo cáo tình hình công trình cho phòng dịch vụ.
• Kiểm tra và điều chỉnh mọi việc tại công trình sao cho phù hợp tại công trình và yêu cầu của ban quản lý công trình.
• Trưởng phòng hay giám khu vực khi đi kiểm tra công trình phải có biểu mẫu (BM-DV-03) báo cáo tình hình về cho công ty để xem xét và giải quyết.

Bước 7: Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng

• Thường xuyên gặp gỡ và trao đổi với khách hàng để tiếp thu ý kiến và khắc phục các khó khăn nhanh chóng và chính xác nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng tại công trình.
• Định kỳ hàng tháng hoặc quý đại diện công ty sẽ thăm khách hàng để tiếp thu ý kiến của khách hàng (BM-KD-08).
• Nếu khách hàng có phản ảnh về chất lượng tại công trình thì các bộ phận liên quan lập báo cáo về thông tin phản hồi của khách hàng và xem xét giải quyết theo quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng (BM-KD-09) và quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ không phù hợp và hành động khắc phục, phòng ngừa (BM-DV-14)

Bước 8: Chăm sóc khách hàng, theo dõi công nợ

•   Phòng KD theo dõi hợp đồng và thủ tục thanh toán với khách hàng.
•   Thực hiện việc chăm sóc khách hàng.